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proALPHA informiert: Verfahrensdokumentation nach den GoBD

28.07.2015

proALPHA ERP und GoBD

Seit Anfang des Jahres 2015 gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Diese beinhalten eine Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation.

Welche Grundsätze sind bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation zu beachten? Was muss sie beinhalten? Wie sieht eine Muster-Verfahrensdokumentation aus? Und welche Werkzeuge bietet proALPHA, um den Erstellungsprozess aktiv zu unterstützen? Der nachfolgende Artikel gibt dazu die Antworten.

1. Verfahrensdokumentation nach den GoBD

1.1 Rechtliche Grundlagen

proALPHA ERP ist GoBD-zertifiziertSeit Anfang des Jahres 2015 gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Die GoBD lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von Verweisen auf weitere rechtliche Vorschriften. Dies sind beispielsweise die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB), in denen sich ebenso kodifizierte Grundsätze zur Ordnungsmäßigkeit finden.

Neu ist die Verpflichtung eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Die Finanzbehörden verlangen eine ausführliche Verfahrensdokumentation, denn nur aus dem Zusammenspiel technischer Möglichkeiten des IT-Systems und den individuellen betrieblichen Geschäftsprozessen im Unternehmen kann GoBD-Konformität erwachsen. Das für proALPHA verfügbare Testat sowie die umfangreiche Dokumentation sind dabei ein wichtiger Baustein – im Hinblick auf die gesetzlichen Anforderungen der GoBD allerdings nicht ausreichend.

Welche Grundsätze sind bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation zu beachten? Was muss sie beinhalten? Wie sieht eine Muster-Verfahrensdokumentation aus? Und welche Werkzeuge bietet proALPHA, um den Erstellungsprozess aktiv zu unterstützen? Diese Fragen werden im Folgenden beantwortet.

1.2 Gegenstand der Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation muss für jedes DV-System vorhanden sein. Die Dokumentation muss den Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig wiedergeben.

1.3 Grundsätze

Die Verfahrensdokumentation beschreibt somit den gesamten organisatorischen und technischen Prozess der archivierten Informationen bzw. steuerlich relevanten Belege. Dieser Prozess umfasst im Einzelnen:

  • die Entstehung (Erfassung),
  • die Indizierung,
  • die Speicherung,
  • das eindeutige Wiederfinden,
  • die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung sowie
  • die Reproduktion

der archivierten Informationen bzw. Belege.

1.4 Inhalt und Umfang einer Verfahrensdokumentation

In den GoBD wird vorgegeben, dass eine Verfahrensdokumentation in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation besteht. Die Verfahrensdokumentation sollte mindestens die folgenden Punkte beinhalten:

  • die eingesetzten IT-Systeme
  • die Indizierung und Speicherung der Dokumente
  • die Art und Weise wie Dokumente und Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden
  • den gesamten Prozess der digitalen Archivierung, inklusive Posteingang, Scanvorgang und anschließender Belegvernichtung
  • die Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor Verfälschungen, Datenverlusten oder unautorisierten Änderungen
  • Änderungen, Protokollierung und Versionsverfolgung
  • interne Kontrollen, die sicherstellen, dass die Vorschriften zur Verfahrensdokumentation eingehalten werden
  • die am Prozess beteiligten Mitarbeiter, Abteilungen und externe Dienstleister mit ihren jeweiligen Rollen sowie
  • bestehende Zugriffsrechte auf die gespeicherten Informationen.

Eine detaillierte Beschreibung der Buchführungsverfahren und eingesetzten Systeme rundet das Ganze ab. Sind Teile der Prozesse ausgelagert, ist eine genaue Abgrenzung der Aufgabengebiete erforderlich, da das Unternehmen auch für ausgelagerte Prozesse verantwortlich ist.

Der Umfang der Dokumentation hängt von der Anzahl der eingesetzten Systeme und der Komplexität der Abläufe ab.

1.5 Transparenz in der Dokumentation

Die Verfahrensdokumentation muss verständlich sein und die betreffenden Prozesse transparent und lückenlos beschreiben. Dabei geht es nicht allein um manuelle Arbeitsgänge wie etwa dem Scan eingehender Rechnungen, sondern auch um digitale Prozesse, die weitgehend automatisch laufen. Ein gutes Beispiel ist die automatische Speicherung regelmäßiger Auswertungen im Dokumenten-Management. Jede Änderung an den Verfahren ist vollständig und zeitlich lückenlos zu protokollieren. Das betrifft beispielsweise:

  • Prozessanpassungen
  • Programmupdates
  • den Austausch der eingesetzten Hardware oder
  • veränderte Zuständigkeiten verantwortlicher Mitarbeiter.

Für die Verfahrensdokumentation gelten Aufbewahrungsfristen, deren Laufzeit an die Aufbewahrungsfristen steuerlich relevanter Daten gekoppelt ist. Jede Änderung in der Verfahrensdokumentation muss versioniert werden, denn nur so ist die Änderungshistorie  für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachvollziehbar.

1.6 Die Verfahrensdokumentation allein ist nicht ausreichend

Weitere erforderliche Bestandteile der Verfahrensdokumentation sind das interne Kontrollsystem (IKS) und das Datensicherheitskonzept..

Das interne Kontrollsystem (IKS)

Das IKS sind die Gesamtheit aller aufeinander abgestimmten und miteinander verbundenen Kontrollen, Maßnahmen und Regelungen, die folgende Aufgaben haben:

  • Sicherung und Schutz des vorhandenen Vermögens und vorhandener Informationen vor Verlusten aller Art,
  • Bereitstellung vollständiger, genauer und aussagefähiger sowie zeitnaher Aufzeichnungen,
  • Förderung der betrieblichen Effizienz durch Auswertung und Kontrolle der Aufzeichnungen und
  • Unterstützung der Befolgung der vorgeschriebenen Geschäftspolitik.

Datensicherheitskonzept

Ein ausgeprägtes und dokumentiertes Datensicherheitskonzept ist notwendig um die GoBDs zu erfüllen. Es muss alle Maßnahmen gegen Verlust, unberechtigte Eingabe und Veränderung der Daten sowie den Prozess der Datensicherung beschreiben.

2. proALPHA Werkzeuge für eine Verfahrensdokumentation

2.1 proALPHA GPD

Die GoBD verlangen eine detaillierte Prozessbeschreibung. Für die Aufnahme vorhandener Organisationsstrukturen und Geschäftsprozesse bietet proALPHA ein eigenes Werkzeug: den Geschäftsprozess-Designer proALPHA GPD. In der Regel findet dieses Werkzeug Anwendung bei der Ist-Aufnahme zu Projektbeginn. Es ist somit ein wichtiger Teil der Einführungsstrategie von proALPHA, denn damit werden die Abläufe im Unternehmen visualisiert und zeigen mögliches Optimierungspotenzial auf.

Der proALPHA GPD

  • schafft einen strukturierten Überblick aller vorhandenen Kernprozesse
  • ermöglicht die Modellierung der Abläufe im Unternehmen
  • bietet eine Differenzierung von Prozesskategorien (z.B. im Vertrieb, Einkauf- oder Rechnungswesen) durch Farbzuweisung
  • erlaubt die Erstellung von Organigrammen inkl. der jeweiligen Berechtigungen
  • veranschaulicht organisatorische Schnittstellen und Systembrüche
  • bietet die Möglichkeit, Prozesse mit den dazugehörigen Dokumenten zu verknüpfen

GoBDDer Geschäftsprozess-Designer proALPHA GPD ist damit nicht nur ein Werkzeug für die Optimierung der Geschäftsprozesse, sondern legt darüber hinaus auch die Grundlagen für eine Verfahrensdokumentation im Sinne der GoBD.

2.2 proALPHA Auditing

Wesentlicher Bestandteil der GoBD ist die vollständige und zeitlich lückenlose Protokollierung von Änderungen. Jedes DV-System muss gewährleisten, dass alle Veränderungen in den Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten durch eine automatische Protokollierung dokumentiert werden. proALPHA bietet mit dem Auditing eine revisionssichere Protokollierung von Änderungen. Neuanlagen und Änderungen von Datensätzen können in der Änderungshistorie abgefragt werden. Löschungen können zentral im Löschprotokoll der Systemverwaltung eingesehen werden. Sowohl für die Änderungshistorie als auch das Löschprotokoll steht ein vordefinierter Datenexport für den Analyzer zur Verfügung.

2.3 proALPHA DMS

Ein weiterer Teil der Verfahrensdokumentation ist die Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses bei elektronischen Dokumenten. Dieser beginnt mit der Entstehung der Informationen, geht über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, bis hin zu der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und endet mit der Reproduktion. Vorgaben, die sich prinzipiell nur mit einem professionellen Dokumenten-Management-System (DMS) umsetzen lassen. Das proALPHA DMS erfüllt die rechtlichen Anforderungen in vollem Umfang. Systemseitige Voreinstellungen und strikte Prozessvorgaben sorgen dafür, dass alle Dokumente zentral gespeichert werden – selbst Papierbelege.

Das Dokumenten-Management übernimmt damit die Rolle des zentralen „Point of Information“, wie früher Aktenordner oder Hängeregister. Änderungen in der Verfahrensdokumentation werden automatisch versioniert. Für die Beachtung der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen können für die in proALPHA archivierten Dokumente Zeiträume je Dokumenttyp definiert und steuerlich relevante Dokumente gezielt gekennzeichnet werden. Dies gilt ebenso für gescannte Eingangspost als auch Dokumente aus Drittsystemen. Darüber hinaus wird das DMS von proALPHA in regelmäßigen Abständen auf Revisionssicherheit geprüft.

3. Musterdokumente

Der Steuerberaterverband stellt im Internet ein Musterdokument zur Verfahrensbeschreibung zur Verfügung:
http://www.dstv.de/download/gemeinsame-verfahrensbeschreibung

Zusätzliche Informationen zum „Ersetzenden Scannen“ liefert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in der „Technischen Richtlinie 03138“. Sie ist im Internet zu finden unter:
https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/TR03138/TR-03138.pdf


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