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proALPHA DMS

Mit dem proALPHA Dokumenten-Management-System alle Dokumente direkt im Zugriff

proALPHA DMS Symbolbild

Geschäftsprozesse verlaufen dann besonders schnell und reibungslos, wenn relevante Dokumente für alle beteiligten Mitarbeiter in kürzester Zeit verfügbar sind.

Hierbei unterstützt der integrierte Ansatz des proALPHA Dokumenten-Management-Systems (DMS), das zudem die revisionssichere Archivierung der Dokumente gemäß den GoBD sicherstellt.

Dokumente komfortabel zuordnen und effizient managen

Mit dem DMS, auf das systemweit zugegriffen werden kann, stehen den Anwendern sämtliche Dokumente, verknüpft mit den jeweiligen Geschäftsvorfällen, zur Verfügung. Bei der Erfassung lassen sich Dokumente – eingescannte Belege, Lieferantenrechnungen oder Prüfzeugnisse – per Drag & Drop direkt einem Geschäftsvorfall zuordnen und mit diesem archivieren.

Somit können alle Unternehmensbereiche vom Vertrieb über Konstruktion bis hin zum Rechnungswesen die für sie relevanten Unternehmensdaten und Dokumente einsehen und darauf zugreifen. Besonders bei standortübergreifenden Prozessen erhöht sich dadurch die Effizienz deutlich.

Zudem sorgen hinterlegte Workflows für reibungslose Abläufe und minimale Prozesskosten. Mittels Workflow wird das gescannte Dokument automatisch an die entsprechende Abteilung zur Weiterbearbeitung geschickt. Eine Kommentarfunktion erlaubt Anmerkungen, ohne Änderungen im Original vorzunehmen.

Belege automatisch archivieren und schnell finden

In proALPHA erstellte Dokumente lassen sich via COLD (Computer Output on Laserdisk) und Barcode automatisch archivieren. Die COLD-Funktion speichert ein Abbild der gedruckten Belege im DMS. Sie ermöglicht z.B. eine automatische Archivierung bei jeder Änderung. Ruft ein Mitarbeiter einen Auftrag auf, so sieht er alle relevanten Dokumente.

Dokumente aus den Microsoft-Office-Anwendungen oder dem Windows Explorer können ebenfalls archiviert und zugeordnet werden. Dabei ist es möglich, aus proALPHA heraus das entsprechende Office–Programm aufzurufen, Dokumente zu erzeugen und zu bearbeiten.

Finden lassen sich die Dokumente in der ERP-Lösung proALPHA entweder über Schlagworte oder mittels Volltextsuche.

Revisionssicher aufbewahren und GoBD-Standards einhalten

Seit Anfang des Jahres 2015 gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Mit dem proALPHA Dokumenten-Management-System lassen sich Unterlagen aller Art revisionssicher gemäß den GoBD archivieren. Alle Versionen eines Dokuments werden dabei gespeichert und können zu einem späteren Zeitpunkt aufgerufen werden (servergestützte Versionierung).

Dabei lassen sich auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen hinterlegen und Dokumente als steuerlich relevant kennzeichnen. Dies gilt für gescannte Eingangspost ebenso wie für Unterlagen aus Drittsystemen. Informationen können so nicht mehr verloren gehen.

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In unserem Download-Bereich können Sie sich unsere Produktbroschüre mit umfassenden Informationen zum Thema Dokumenten-Management-System (DMS) mit proALPHA ERP herunterladen.